Quickbooks Online o Descktop para mi negocio

La gran mayoría de las personas que son dueñas de sus propios negocios, empresas y compañías han utilizado alguna vez QuickBooks. Éste es uno de los mejores programas de software de contabilidad en el mundo. Su función es ayudar a administrar nóminas, resolver operaciones contables, reflejar las cuentas por cobrar y entre muchas otras actividades financieras.

En QuickBooks existen actualmente dos versiones disponibles para el público, las cuales son QuickBook online y QuickBooks desktop. Las dos versiones contienen funciones y características sumamente diferentes. Particularmente el programa QuickBooks Desktop se aloja de maera remota o también se instala de manera local, mientras que QuickBooks online es totalmente remota. Para que tengas más seguridad de cuál programa usar para llevar la contabilidad de tu negocio, en este post te mostraremos las similitudes y grandes diferencias entre estas dos versiones.

¿Qué es QuickBooks online?

Este sistema electrónico de contabilidad fue creado por Intuit Inc, una compañía estadounidense la cual también fue encargada de comercializar este programa online. Entre las funciones principales de QuickBooks online se encuentran la realización y seguimiento continuo de la tesorería, siempre controlando los ingresos y egresos. Todo esto permite definir qué tan bien está la contabilidad de tu negocio, además ayuda a revelar cualquier anormalidad para así anticiparse y solucionar antes de que sea demasiado tarde.

¿Qué es QuickBooks Desktop?

El QuickBooks Desktop se trata de un paquete software para fines de contabilidad y todo lo relacionado a finanzas. Este programa fue desarrollado para pequeños negocios que le den utilidad, sobre todo aquellos que cuenten como una opción con la banca en línea. La relación entre este paquete de software y la banca por internet, es que los propietarios de negocios pueden optar por realizar sus pagos y operaciones bancarias con este programa, claro está que para hacerlo deben tener una cuenta de cheques de Wells Fargo.

Similitudes entre Quickbooks online y Descktop

Este programa creado para facilitar la realización de la contabilidad de los negocios, es una de las herramientas más utilizadas a nivel empresarial. Esto se debe a las capacidades que contiene, las cuales nos ayudan a manejar las facturaciones, los pagos, el seguimiento del tiempo avanzado integrado, las deducciones de impuestos, los ingresos y egresos, entre otras herramientas. Una gran ventaja es que no importa el tamaño de tu negocio, incluso si éste es autónomo, pueden utilizar libremente programas como estos.

Tanto QuickBooks online como QuickBooks Descktop se sobreponen a grandes diferencias. Sin embargo, también demuestran numerosas e importantes similitudes, las cuales estudiaremos a continuación:

Funciones básicas esenciales

• Creación, programación y envío de facturas
• Gestión de cuentas por pagar
• Informes de ventas
• Seguimientos de kilometraje
• Integraciones con más 650 aplicaciones, las cuales están basadas en la nube
• Informes de impuestos
• Asistencias de los contables de QuickBooks
• Seguimiento del flujo de caja y gastos
• Probabilidades de aceptar pagos en línea
• Cumplimiento tributario
• Funciones de informes generales
• Presupuestos
• Disponibilidad de múltiples niveles de servicio

Diferencias entre Quickbooks online y Descktop

Como mencionamos anteriormente entre estas dos versiones existen multitud de diferencias, las cuales veremos a continuación:

Características

Las más grandes diferencias entre las dos versiones se hayan en sus características. Por ejemplo, QuickBooks online contiene diversidad de características modernas y actuales de primera categoría, mientras que en QuickBooks desktop no se encuentran ninguna de ellas. Es por eso que te mostraremos algunas de las exclusivas características que nos ofrece QuickBook Online:

• Seguimientos de tiempo ilimitado.
• Usuarios de solo informes.
• Varios presupuestos por año fiscal.
• Diversas opciones de etiquetado para los clientes.
• Programación y envío automatizado de transacciones con créditos y cargos retrasados.
• Sincronización automatizada nocturna de cuentas bancarias.
• Paquetes de informes completos para la gestión y presentación.
• Registro de auditoría para realizar seguimientos de los cambios y revisar las acciones.
• Inclusión de firmas, imágenes, documentos y muchos otros elementos en transacciones.
• Reglas bancarias personalizadas desglosadas por valoración en dólares, porcentajes, ubicación y clasificaciones.
• Seguimiento de transacciones por ubicación, y no solo por clase.
• Asientos de diario con varias líneas de cuentas por pagar y cuentas por cobrar (AR/AP).
• Adición automática de opciones de reglas bancarias.

Pero por otro lado nos encontramos con múltiples y clásicas herramientas de QuickBooks Desktop, las cuales no veremos en la versión online. A continuación te enseñaremos diversas herramientas de QuickBooks Desktop que quizás no sabías:

• Informes específicos de la industria.
• Capacidad para generar copias de seguridad, restaurar y condensar datos y archivos del negocio u empresa.
• Creación de facturas por lotes, registro de transacciones y horas trabajadas.
• Capacidad para construir ensamblajes y características de fabricación.
• Seguimiento de kilometraje
• Corrección de pagos y créditos no aplicados.
• Amplia personalización de encabezados y pies de página en informes.
• Facturación a nivel de tarifas.
• Reordenamiento de inventario.
• Probabilidad de cobrar pedidos y marcar columnas de estimaciones.
• Redacción de declaraciones.
• Diversas direcciones de envíos de proveedores.
• Pagos automáticos a proveedores de la cámara de compensación.
• Recibo parcial contra órdenes de compras.
• Cálculos de nóminas y costes laborales.
• Gestión 1099.
• Planificación de negocios, previsiones por clase y balances.
• Valoración del inventario usando el coste medio.
• Informes de estimaciones de montos reales y costos de trabajo.
• Revisión de los datos del cliente.
• Gestión de pedidos de venta.
• Posibilidades de publicar en cuentas adicionales de AR/AP.
• Seguimientos de facturas, unidades de medida y disponibilidad para prometer.
• Corrección de impuestos a las ventas.
• Gestión de fondos no depositados.

Hospedaje

Otra importante diferencia entre QuickBooks online y QuickBooks desktop es el alojamiento, ya que en el caso de desktop se encuentra alojado localmente. Sin embargo, QuickBooks online se aloja en la nube. Esto se refiere que las personas que utilicen desktop estarán limitadas solo a un proveedor de almacenamiento, o sea el equipo (computadora) en donde se instaló el programa. Por otro lado, todos aquellos que quieran ingresar a QuickBooks online lo pueden hacer desde cualquier tipo de dispositivo, siempre y cuando éste esté conectado a internet.

Ya que el QuickBooks desktop se limita a la cantidad de instalaciones incluidas en el nivel de servicio seleccionado, no se puede acceder a él por otro dispositivo que no sea en donde se instaló principalmente el programa. La versión online de este programa se basa en la nube, por lo que es una mejor opción para ingresar si no estás en la oficina o cerca del dispositivo donde se instaló el desktop.

Compras únicas frente a compras mensuales

Para disfrutar de los servicios de QuickBooks online la suscripción debe ser mensual, y la cantidad del pago por cada servicio corresponderá al nivel de servicio que se adquiera. En el caso de QuickBooks desktop la suscripción es anual, o sea una compra única, exceptuando las soluciones de las empresas alojadas las cuales se facturan de manera mensual. Para utilizar desktop no se necesita renovar el plan, solo si se desea añadir servicios nuevos ampliados o en todo caso un dispositivo anexado al plan actual.

¿Se pueden sincronizar ambas versiones?

Tanto QuickBooks desktop como la versión online son totalmente independientes, o sea no se pueden sincronizar una con la otra. Sin embargo, la aplicación online de QuickBooks tiene una versión para escritorio, por lo que el programa móvil si se puede sincronizar con la plataforma basada en la nube, allí puede almacenar cualquier tipo de información y acceder de manera fácil y sencilla por ambas mientras esté conectado al internet. 

Diferencias entre la integración de QuickBooks desktop y online

Ambas versiones se pueden integrar con más de 650 aplicaciones con base en la nube. La diferencia se encuentra en que QuickBooks desktop maneja una lista de aplicaciones que se puede utilizar para identificar las aplicaciones de escritorio que son compatibles con el software de escritorio. Mientras que QuickBooks online se puede integrar con muchas plataformas de software como por ejemplo, Paypal, Square, entre otras. Pero se debe reconocer que no siempre están disponibles estas plataformas para la versión de escritorio.

¿Se puede cambiar la versión de escritorio de QuickBooks desktop a la versión móvil de QuickBooks online?

Sí por supuesto, se puede cambiar del programa desktop a online. Sin embargo es importante mencionar que debido a que son dos plataformas totalmente separadas los datos del negocio contenidos en el escritorio no se sincronizarán de manera eficaz y automática. Por lo tanto es recomendable que un negocio solo trabaje con un solo programa para evitar desórdenes y pérdidas de datos importantes.

¿Qué tan constante se debe actualizar QuickBooks desktop?

A la hora de comprar QuickBooks desktop se solicitará que el programa se actualice cada tres años cuando mucho. Sin embargo, la frecuencia con la que se debe actualizar el desktop no es un requisito fundamental. Todo va a depender de la persona que lo maneje, siempre se va a tener la opción de actualizarlo de manera anual o cada tres años como lo indica el programa cuando se agrega la extensión de nómina. Al actualizarlo anualmente se adquieren ciertas ventajas, como incluir las funciones más nuevas, las actualizaciones de seguridad y mucho más.

¿Cómo elegir la mejor opción para tu negocio entre QuickBooks online y desktop?

Esta respuesta va a depender de las necesidades, demandas y expectativas en sí que tenga cada negocio. Ya que la idea de cada programa de software para contabilidad es que se adapte con exactitud a cada empresa. Aunque no está demás considerar y estudiar los siguientes puntos para tomar una decisión más apropiada.

En el caso de QuickBooks desktop se puede adaptar para:

• Las empresas que requieren de las funciones y herramientas del programa con versión en escritorio, las cuales no están disponibles en la versión online.
• Negocios pequeños que no requieran el ingreso en línea o en la nube. Aquellos que quieran mantener toda su información contable en la oficina esta es una de las mejores opciones para lograr tener un equilibrio en el trabajo.
• Todos aquellos negocios que quieran pagar anualmente por el sistema QuickBooks, en vez de pagar de manera mensual deben escoger desktop.
• En el caso de que tu negocio sea minorista, mayorista, fabricante, proveedor, contratista de construcción o de algún otro servicio, incluso si es sin fines de lucro QuickBooks desktop es la mejor opción. Esto es gracias a que las ediciones específicas del ámbito empresarial influyen en los trabajos personalizados y los informes ajustados a industrias específicas.
• Si como dueño de tu propio negocio deseas mantener los libros para un número sin límites de empresas. Y además ganar los honores máximos en la lista de software para contabilidad de varios negocios.

QuickBooks online se adapta muy bien a estas características:

• • Los negocios pueden tener seguridad en las integraciones de terceras aplicaciones que proporcionan herramientas y funciones disponibles en la versión de escritorio.
  • Si tienes una empresa grande y con muchos puntos de ubicación, empleados, almacenes y más. Las cuales necesitarán compartir y alojar información indispensable la versión online de este programa es sin lugar a dudas la mejor opción. Además con ella tendrás la facilidad de acceder de manera rápida y segura desde cualquier dispositivo móvil.
  • Negocios que tengan preferencia en pagar de manera mensual la cuota de QuickBoos online, en vez de anual.

• Si quieres que se te haga mucho más fácil compartir información y datos con tu contador, QuickBooks online es la mejor opción.

• Si deseas que tu negocio se mueva en una extensa variedad de industrias QuickBooks online es para ti. Una ventaja de esta versión es que como nuevo usuario te permite escoger entre dos opciones las cuales son, una prueba gratuita de 30 días o un 50 % de descuento durante 21 semanas.
• QuickBooks online tiene funciones potentes, pero eso no quita de que sea un programa muy fácil de menejar.
• Si quieres un programa que contenga integraciones y características de comercio electrónico la versión online de QuickBooks es para ti.