Que es un DBA y para que se usa

     En el contexto de la administración de empresas, DBA son siglas en inglés que significan “Doing Business As”, lo cual se traduce al español como “hacer negocios como”, es un término para empresas que quieren usar un nombre diferente a aquel con el que están registrados legalmente. Con esto ya hemos respondido a la parte de que es un DBA, y ahora pasaremos a la parte de para que se usa.

    Un ejemplo de la utilidad del DBA es que cuando se tiene una empresa de propiedad única el nombre legal de esta es tu nombre personal. Pero entonces quieres que tu negocio tenga su nombre aparte y ahí es donde encontramos útil el DBA.

•     Importancia del DBA

    El DBA cumple un propósito legal importante. Y es que antes de que el DBA se utilizara, los propietarios únicos de empresas simplemente cambiaban su nombre en caso de haberse metido en problemas legales o contractuales.

    En cambio, hoy en día, gracias al DBA, la empresa está obligada a registrar su nombre y de esta forma el publico sabe quien está detrás de un negocio y de esta forma además, en caso de ser necesario, sabe a quien demandar. De forma se evitan situaciones en donde el cliente está frustrado porque han sufrido una injusticia por parte de la empresa y no tienen manera de obtener reparaciones legales.

•     Casos en los que necesitas registrar un nombre DBA

    Existen diversas razones por las cuales se puede necesitar registrar un nombre DBA, alguna de ellas son de carácter legal. A continuación, expondremos algunas de ellas.

•     Caso 1: cuando se es el propietario único

    Vamos a ilustrar esto con un ejemplo: digamos que Pedro Pérez un día se gana la lotería y decide renunciar a su empleo de años para invertir su nuevo capital en una empresa de fabrica de perfumes, pero como propietario único entonces el nombre de la empresa es Pedro Pérez y no le parece que esto resulte lo suficientemente llamativo para así llevar el negocio al éxito, así que necesita de un DB para poder usar el nombre de “Fragancias Pedro”.

     Este es un simple ejemplo entre muchos otros que podríamos citar y permite entender con mayor fácilidad la necesidad del DBA.

•     Caso 2: cuando necesitas una cuenta de banco comercial

    Como saben los propietarios de las empresas, el dinero es esencial en cada aspecto de un negocio. Es difícil llevar un registro completo de las finanzas, a eso suma tratar de llevar un equilibrio entre  el dinero de tu negocio y el personal, esto puede ser demasiado difícil, resulta como vivir una pesadilla estando despierto. Esto es lo que lleva a los empresarios a tener una cuenta bancaria hecha exclusivamente para todo lo relacionado a su negocio.

    Pero para los propietarios únicos y otras empresas familiares los bancos exigen que la empresa tenga un DBA, a cambio de este requisito se puede abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa y recibir y emitir pagos con ella.

    Para pedir un préstamo comercial no se requiere de un DBA, pero se debe tomar en cuenta que el prestamista querrá revisar revisar tus estados de cuenta bancarios y ahí entra de nuevo el tema de que para tener una cuenta bancaria comercial para tu empresa requieres de un DBA.

•     Caso 3: cuando quieres cumplir con todos los aspectos de la ley

    Para este punto volveremos al ejemplo de Pedro Pérez y su empresa registrada con el DBA  “Fragancias Pedro.”

    Si para el manejo de las finanzas de la empresa Pedro necesita contratar un contador, por lógica esto nos dice que él deberá redactar un contrato de trabajo, pero si el contrato usa el nombre “Fragancias Pedro” sin que este nombre este registrado como DBA, el contrato será invalido. Además, esto acarreará problemas legales a Pedro.

    Debes tener un DBA registrado por completo antes de iniciar cualquier negocio con nombre diferente al tuyo siendo propietario único. Incluso la simple venta del inventario antes de tener un DBA registrado puede llegar a acarrearte problemas legales.

•      Caso 4: Operar varios negocios sin hacer multiples LLCx

    Anteriormente hemos hablado del DBA para el caso de los propietarios únicos, pero las Corps y las LLCs también pueden usar este titulo.

    Vamos a ilustrar este punto con otro ejemplo: digamos que la LLC “Grandes Autos LLC”, un día decide que ya no sólo quiere fabricar autos, sino también lanchas de motor; sería costoso y tomaría tiempo sacar una nueva subsidiaria o LLC con otro nombre como “Lanchas Veloces de Última Generación LLC”, pero utilizar sólo el nombre de “Grandes Autos LLC” podría ser perjudicial para el negocio de lanchas a motor. En este caso la solución es registrar el nombre “Lanchas Veloces de Última Generación” con un DBA.

•      Tipos de empresas que pueden obtener un nombre DBA

•      Propiedad única

     En Estados Unidos, en la mayoría de estados, la ley exige que a menos que se solicite un DBA, las empresas bajo esta modalidad sólo pueden operar con el nombre del propietario.

•     Corps(Corporations/Corporaciones) y LLCs(Limited Liability Company/Sociedad de Responsabilidad Limitada)

     Una vez tu negocio está estructurado como una Corp o LLC, entonces ya el nombre de la empresa está registrado y no necesitas un DBA. Pero, debes obtener un DBA si planeas hacer negocios con un nombre diferente al registrado en el papeleo de tu LLC o Corp.

    De forma que tanto si tienes una Corp o una LLC, está puede ser usada en conjunto con un DBA. Sin un DBA estos dos tipos de empresas sólo pueden hacer negocios con el nombre que tienen en sus documentos de formación.

    Además, ambos tipos de formaciones legales pueden presentar multiples DBAs para expandir o diversificar el negocio. 

•     Diferencia entre LLC y DBA

    La LLC es un tipo de estructura empresarial y en cambio el DBA es un proceso por el cual se puede registrar una empresa para que pueda hacer negocios con un nombre distinto al del propietario.

     Lo cual nos lleva a la pregunta ¿El DBA es una entidad legal?

    Mientras que las propiedad únicas, las Corp y las LLC son entidades legales, cada una con sus propios derechos y obligaciones, los DBA no son una entidades legales. 

•     ¿Cómo se registra un nombre DBA?

     Las leyes varían con cada legislación y en Estados Unidos cada estado posee una legislación distinta y de hecho las reglas y procedimientos no sólo varían entre un estado y otro, también pueden variar incluso entre ciudades. Por esta razón es necesario que investigues el proceso que debes seguir con exactitud en tu estado o condado. 

    En general puedes encontrar la información sobre como registrar un DBA en el sitio web de la secretaria de estado de tu estado

    En la actualidad hay formas más fáciles de solicitar un DBA por cuenta propia, gracias a plataformas como LegalZoom.

•     ¿Cuál es el costo por registrar un DBA?

    Las tarifas son distintas acorde con el estado y condado. Si buscas en el sitio web de la secretaria de estado de tu estado podrás encontrar esta información.

•     ¿Es necesario un EIN o ITIN para solicitar un DBA?

     La respuesta es: no necesariamente.

    Un EIN o en dado caso un ITIN, es un número de identificación fiscal que se utiliza únicamente para fines fiscales. Es un número único de nueve digitos, algo similar al número de seguro social, sólo que hecho exclusivamente para tu negocio. El DBA en cambio viene siendo el apodo de tu empresa y no es necesario tener un EIN o un ITIN para registrar tu DBA.

    No sólo eso, sino que no todas las empresas necesitan de un EIN o un ITIN. Esto va a depender de la estructura de tu empresa del tipo de impuestos que paga. Los propietarios únicos y las LLCs de un sólo dueño que no tienen empleados y no pagan impuestos especiales no están obligados a tener un número del IRS.

•      Peligros de un DBA

     Registrar un negociobajo la denominación “Doing Business As” es una buena práctica y a veces resulta legalmente obligatoria, pero tiene sus propios riesgos y es necesario que los conozcas antes llevar a cabo el proceso.

    El DBA está hecho para proteger a los clientes, no a los dueños de las empresas. Este no proporciona protección de responsabilidad a las empresas. Al contrario, la responsabilidad puede ser el mayor riesgo cuando se tiene este titulo.

     EL DBA le permite al publico conocer exactamente quien está detrás de un negocio, lo que les permite saber a quien demandar. Hay que tomar en cuenta que las demandas no siempre son por transgresiones reales o actos deshonestos, a veces son por motivos frívolos y aún así resultan perjudiciales para las empresas.

     Lo peor de todo es que una demanda bajo tu nombre DBA no sólo pone en riesgo los activos de tu negocio, sino también tus bienes y finanzas personales, a diferencia de la LLC.