Las empresas o negocios que están carentes de un correcto manejo del sistema de control interno, se exhiben a tener pequeñas y grandes pérdidas. Esto debido a que la falta de un adecuado control interno lleva a permitir los gastos innecesarios, graves errores en los datos financieros, y sobre todo la pérdida de confianza de los accionistas en caso de ser una empresa grande. Si es un negocio individual o pequeño puedes perder empleados, producción y/o mercancía.
Por eso es de suma importancia elaborar las nóminas, sea que tengas pocos o muchos empleados esta acción de facilitará el manejo del control interno de tu negocio. Cuando no se lleva a cabo la realización de nóminas en un negocio, se van a cometer errores en los pagos que se hagan a los empleados, por ende los cálculos financieros de tu empresa estarán mal. Éste documento de sueldos se trata de un listado de los empleados de tu negocio, allí se calculan todos los datos de sueldos al personal.
Para elaborar la nómina se deben tener en cuenta detalles muy importantes, como lo son los datos contables y fiscales. También, hay que prestarle atención a las actualizaciones de los cambios normativos en el tiempo y de acuerdo a la necesidad del personal que labora en tu negocio. Y para evitarte problemas a continuación te enseñaremos los errores más comunes que se cometen a la hora de realizar las nóminas de los negocios.
Los errores más comunes que se deben evitar en la realización de nóminas para tu negocio
Todas las empresas, compañías y negocios, independientemente del tamaño que tengan, requieren de la elaboración de éste documento tan importante. Donde se calculan y reportan los pagos y la acumulación ordenada de los datos de cada empleado, además del total de los sueldos cancelados. Por ende es necesario mantener el control del registro, elaboración, aprobación y cancelación de la nómina para que los errores frecuentes disminuyan.
Por ello y para mejorar la elaboración de la nómina de tu negocio, o si aún no has comenzado a realizarla. Te mostraremos algunos errores habituales para que los evites más adelante en la preparación de la misma.
- Los pagos de sueldos al personal inexistente.
- Trabajar contra reloj.
- Pagos por trabajos no realizados.
- Fallos en la modificación de los datos personales de los empleados.
- Fallos en la modificación de los datos laborales (periodos, anticipos, horas extras, retenciones judiciales y más).
- Falta de la verificación de los cálculos.
- Ausencia de archivos actualizados del personal.
- Falta de la autorización de los pagos que se realizan de manera mensual.
- Contabilización errónea.
- Documentación escaza o desactualizada del cumplimiento de las labores fiscales y sociales por parte de los empleados.
Consejos para una correcta elaboración de nómina para tu negocio
Para poder disminuir los errores en la realización de las nóminas de empleados, se debe considerar separar las funciones del proceso de elaboración de la misma. O sea que, en la primera etapa se debe preparar la nómina, la segunda consiste en revisar y chequear cada uno de los datos y montos, y la tercera etapa sería efectuar cada uno de los pagos salariales.
Es importante que cada cierto tiempo el encargado de realizar la nómina y del personal evalué y verifique la existencia y actualización de los expedientes de cada empleado. Ésta documentación es indispensable ya que es el respaldo de cada persona contratada, parte de la información de los empleados que se debe verificar es:
- Contrato de trabajo.
- Informe de admisión del empleado.
- Constancia o carta de vacunación actualizada.
- Constancia de la declaración jurada ante el patrono para descuentos de retenciones de impuestos sobre la renta.
- Constancias de pago de boleto de ornato anual.
- Documentación personal como cédula de identidad, RIF personal, carta curricular, entre otros.
Y para finalizar para que el sueldo sea deducible del ingreso, y además aceptado de forma fiscal como egresos de operación se tienen que corroborar los pagos al Seguro Social por empleado. Para esto se debe requerir de mínimo tres personas contratadas, las planillas de respaldo correspondiente a cada uno, los comprobantes de los pagos, el libro de salarios y las retenciones de impuestos sobre la renta, sobre los salarios que superen el mínimo vital.
También es importante reconocer que se necesitan de más controles contables, administrativos y fiscales, e incluso de ayuda profesional para garantizar el preciso control y monto de los pagos salariales. Sin importar de la cantidad de personas contratadas que laboren en tu negocio, es indispensable que tengas disponibilidad inmediata de cada registro diario. Hoy en día hay múltiples sistemas y programas que facilitan el proceso de la creación de nóminas, ayudando así a efectuar cada requisito y mantener al personal a gusto con su empleo.
Recuerda que el incorrecto manejo de la nómina generará serios problemas con el personal y con el Servicio de Impuestos Internos, o mejor conocido como IRS. Para evitar errores e incomodidades como pagos de nóminas atrasados, reclamos por parte de los empleados y demás, como dueño de negocio debes verificar que el departamento de recursos humanos este cumpliendo fiel y eficazmente con su labor. Por eso a continuación te mostraremos algunos puntos a cumplir que te ayudarán a llevar una nómina adecuada según sea tu negocio.
1. Selecciona qué tipo de salario le tendrás a tus trabajadores, salario fijo o tarifas por hora
Tanto para los negocios pequeños como las grandes empresas, fijar un tipo de salario ayudará a calcular de mejor manera la nómina. El personal que recibe un salario no percibe cada uno montos distintos, eso le genera al negocio un flujo prescindible y estable de caja. Todo esto hace más sencillo el proceso de la creación de un presupuesto general, y por supuesto de los impuestos.
Aunque, no para todos los negocios es rentable pagar de esta manera. Ellos prefieren cancelar los pagos correspondientes por horas trabajadas. Para esto se necesitan incluir fluctuaciones de pagos en la planificación de nómina, verificar el giro del negocio, las capacidades de los ingresos y los perfiles de los empleados. Al hacer esto se conocerá la liquidez que se requiere para resolver pagar los impuestos y los salarios. En el caso de los negocios que prefieren pagar por hora, la consultora empresarial estadounidense Second Wind Consultants, especializada en el área de recursos humanos, afirma que el nivel admisible para los gastos de salarios es desde el 30% al 38% de las ventas.
2. Establecer un calendario o agenda de pagos
Después de identificar el punto anterior, ahora el próximo paso es identificar el periodo de pago salarial. Se refiere a un calendario o agenda de pagos al personal, el cual se basa en seleccionar un tipo de frecuencia donde puede llevarse a cabo los pagos de manera semanal, quincenal o mensual. En su mayoría los negocios establecidos se fijan en los pagos de forma quincenal.
Aunque la opción de pagar semanalmente muchos no la descartan, a comparación con los pagos mensuales los cuales ya no son tan habituales. Luego de haber establecido ese periodo, como dueño de negocios se debe asegurar en la mejor medida de que el personal perciba el pago en el horario correspondido. De esta manera se podrá desarrollar un firme, constante y predecible proceso de nómina.
3. Clasificar al personal
Es vital poder clasificar o categorizar al personal que labora en tu negocio. Muchos de ellos quizás no tengan la misma jerarquía o puesto de trabajo, por lo tanto no tienen el mismo sueldo, un ejemplo de esto es el puesto de vendedor y otro de supervisor. Al igual que aquellos que trabajan tiempo completo, a los que solo laboran medio tiempo, o en el caso de los contratistas independientes y los pasantes. A causa de los impuestos se deben organizar a los empleados en categorías.
4. Simplifica el sistema de nómina
Simplificar el sistema de nóminas de tu negocio, solo se trata de cumplir con los aspectos de administración de manera más práctica y fácil. Por ejemplo, en el caso de un negocio que tenga menos de diez empleados laborando es recomendable desarrollar un sistema de nómina nada complicado, sino que facilite a los dueños o encargados del negocio a cumplir con todo lo que le competa.
Una manera más sencilla de simplificar el sistema es dándole la responsabilidad de este servicio al contador del negocio, u optar por contratar los servicios externos de una firma experta. Muchos de los contadores de por sí ofrecen este servicio ya que es una parte muy fundamental de los impuestos. Independientemente de la decisión que se escoja lo importante es hacer de este servicio lo más sencillo posible de manejar, así los dueños o encargados de esta labor pueden enfocarse en cosas de mayor peso en el negocio.
5. Ordena cada registro
Uno de los mejores consejos para llevar un control en esta área es el orden, mientas se mantenga organizado el registro de cada nómina se podrán encontrar la información que se necesite al momento. Además las leyes federales y estatales piden como requisito que los negocios deben mantener los registros de su personal a tiempo real y por específicos períodos. Un claro ejemplo de esto es el registro de los formatos de W-2 y W-4, el período de vacaciones, los depósitos de impuestos y los beneficios por empleados los cuales necesariamente deben estar al alcance de las manos y en completo orden.
6. Realiza los pagos de impuestos federales y estatales de forma automática
Una forma muy práctica de ahorrar esfuerzo, trabajo, dinero y tiempo es optar por permitir a un software de nómina hacer los pagos de impuestos estatales y federales de manera automática. Esta gran idea la aplican diversas empresas y negocios, donde se evitan los errores más comunes al elaborar una nómina.
7. Haz una planificación sobre los beneficios y aumentos correspondientes
La idea de que una empresa o negocio tenga empleados, no es solo para el crecimiento de la misma, sino también para el avance y bienestar de las personas que laboran para que ese negocio logre alcanzar lo propuesto. Es de importancia acotar que al cuidar el bienestar de los empleados, también es un aporte a la empresa ya que mientras el personal reciba beneficios y aumentos de manera regular serán más comprometidos, fieles y agradados con su trabajo.
Para esto como encargado de negocio se debe hacer una planificación en la que se enfoque en la mejora de todos los aspectos del equipo de trabajo, el cual le da fuerza a la compañía, empresa o negocio. Cuando esto se plantee y se ponga en marcha aumentará la productividad del equipo, y eso generará aún más productividad en la empresa.
Existen diversidades de ideas para mejorar el bienestar de las personas dentro de un empleo. Quizás en algunos casos no se podrá aumentar el sueldo o ingresos de los empleados. Pero si se pueden recompensar cada cierto tiempo con beneficios significativos para ellos, como mejoras en el seguro de salud, enlaces con créditos bancarios, dispositivos tecnológicos como laptops, tabletas y teléfonos, suplementos alimenticios, entre muchos otros.
8. Verifica si cada empleado requiere del número EIN
Ciertos estados ameritan que los empleados tengan un Número de Identificación del Empleador, o también conocido por sus siglas en ingles EIN. Este número se necesita para procesar los impuestos, en su mayoría algunas entidades y negocios tienen un número ID, para solicitar uno es a través de la página del IRS.
9. Desarrolla y guíate por un presupuesto
Si deseas obtener un estado financiero saludable para tu negocio, es importante planificar bajo presupuesto la nómina. Para ello debes incluir todos los gastos de la nómina, se debe tomar en cuenta los sueldos, los contratos de impuestos y pagos, salarios, beneficios, seguro social, medicare, impuestos al desempleo y entre otras cosas. Planificar los gastos e inversiones de tu negocio te permitirá regular el estrés y ayudará a mantener un mejor manejo de los libros contables.
10. Evita elaborar las nóminas de forma manual
Es recomendable utilizar software especializado que ayuden con la agilidad del proceso de elaboración de la nómina. Esto ayudará a hacer cálculos con exactitud y evitará errores, ocasionados mayormente por realizar la nómina de forma manual.
11. Administra adecuadamente los recursos
Todo recurso financiero que sea destinado únicamente a la nómina no se debe utilizar para solucionar cualquier otra necesidad de la empresa o negocio. Al hacerlo se preverá el atraso de los pagos a los empleados y la desconfianza de los mismos.
